Les enjeux associés à l’organisation comptable en redressement judiciaire
L’ouverture d’une procédure de redressement judiciaire engendre un dysfonctionnement du service comptable. Les demandes des différents intervenants sont multiples et génèrent une suractivité administrative. De plus, les salariés concernés ont dû faire face aux pressions des différents fournisseurs, organismes sociaux et bancaires pour le règlement de leur encours. Il faudra prendre en compte ces tensions générées par ce contexte juridique lors de la mise en place de la nouvelle organisation. Nous allons voir ici quelle est l’Organisation comptable en Redressement Judiciaire à mettre en place ?
Réorganisation comptable en redressement Judiciaire
Une nouvelle répartition des fonctions doit être mise en place rapidement après le jugement d’ouverture. Cette organisation doit définir précisément les nouvelles tâches engendrées par cette procédure. Il faudra également recenser au sein du service comptable les opérations devenues caduques ou marginales. Cette démarche peut être étendue aux autres services administratifs de la société pour connaître les forces en présence et ainsi pouvoir affecter des personnes au sein de la comptabilité.
Objectifs de cette réorganisation comptable en redressement judiciaire
Ces adaptations ponctuelles pendant la période d’observation ont pour principaux objectifs :
- La mise en place d’une organisation comptable au sein de l’entreprise pour faire face aux différentes obligations légales liées au contexte juridique du redressement judiciaire. En effet, dans la plupart des cas une double signature du dirigeant et de l’administrateur judiciaire est obligatoire pour le paiement des factures postérieures au début de la procédure
- De connaître l’ensemble des contrats en cours au sein de la société et juger de l’utilité de la poursuite de ces derniers
- De répondre aux demandes d’informations multiples de l’administrateur judiciaire
Le détail des différentes démarches à entreprendre
Le responsable du service comptable devra s’entretenir individuellement avec l’ensemble du personnel sous sa direction. Le but de ces différents échanges est de préciser les tâches réalisées quotidiennement par les salariés dans ce contexte. Ces dernières devront être rapprochées avec le profil théorique du poste, afin de mettre à jour les fiches de fonction. Une synthèse des différentes réunions devra être effectuée. Ces documents serviront de base dans la réorganisation du service.
La nécessité de renforcer les effectifs du service comptable pendant cette période peut donc se faire en supprimant les travaux considérés comme non indispensables et en réaffectant du personnel administratif en provenance d’autres services à partir des fiches de fonction actualisées. Le recours à des personnes externes (intérimaires) doit être une solution par défaut, car elle est génératrice de coûts supplémentaires.
Nous avons, au cours de nos différentes missions dans des sociétés en redressement judiciaire, identifié trois nouvelles tâches qui devront être correctement appréhendées dès l’ouverture de la procédure pour atteindre les objectifs fixés ci-dessus :
Identification des dettes fournisseurs antérieures et postérieures
Une ou plusieurs personnes, selon la taille de la société, seront uniquement affectées à cette fonction. Leur rôle sera dans un premier temps d’identifier les dettes antérieures au jugement d’ouverture en précisant leur fait générateur. Puis dans un deuxième temps, il faudra distinguer sur le plan comptable les opérations antérieures et postérieures au début de la procédure. Nous évoquerons avec plus de précision au cours du prochain paragraphe la démarche à entreprendre.
Réalisation du suivi de la « Dette AGS » & détails
Le suivi de la dette « AGS » est une tâche plus ou moins lourde en fonction de l’effectif de la société. Son contrôle peut s’avérer compliqué. Il est donc nécessaire d’affecter une personne qualifiée pour ces travaux. Un tableau de suivi devra être élaboré et tenu régulièrement en fonction des mouvements d’effectif. Nous vous proposerons un tableau de suivi de cette dette au cours du paragraphe suivant.
Dans les structures plus importantes, où un service ressources humaines gère les paies, une personne peut être désignée pour cette tâche. Des points hebdomadaires ou mensuels devront être faits entre les deux services pour rapprocher le solde comptable du compte dette AGS, le tableau de suivi de cette dette et l’état fourni par le mandataire judiciaire. Les écarts constatés devront être analysés et justifiés.
Élaboration d’un inventaire des contrats en cours
Enfin, une troisième personne sera désignée pour identifier tous les contrats en cours. Un tableau récapitulatif recensera la durée, la date d’échéance, le coût annuel et les pénalités de rupture. Cette tâche pourra être confiée à l’assistante de direction si la fonction existe au sein de la société. Ce travail nous servira de base pour le suivi de certains contrats significatifs.
Détail des autres démarches à effectuer par le service comptable
Outre les objectifs et tâches analysés ci-dessus, le service comptable devra :
- Mettre en place des outils (tableau de bord, situation flash) permettant le suivi mensuel de l’activité de la société pendant la période d’observation
- Favoriser l’élaboration d’un plan de continuation de qualité dans les meilleurs délais
Enfin, une remise à jour de certaines procédures telles que la validation des commandes, le bon à payer et le paiement des factures, devra être effectuée.
L’organisation du suivi de certaines dettes
La mise en place de certains outils informatiques est nécessaire pour le suivi de dettes spécifiques au redressement judiciaire. Ils seront par la suite utilisés lors de notre intervention sur les comptes annuels. Nous allons vous proposer au cours de ce paragraphe trois tableaux nous permettant de contrôler le bon dénouement de certaines opérations.
La TVA : une feuille de travail à mettre en place
La TVA collectée sur les encaissements suit un régime particulier. Nous suggérons la mise en place d’une feuille de travail nous permettant le suivi mensuel la TVA collectée dettes RJ.
Le suivi de la dette « AGS » est à prendre en compte
Le suivi de cette dette est complexe. De nombreux éléments de salaire peuvent être pris en charge par les AGS. Le personnel du service comptable et des ressources humaines n’ont pas toujours connaissance de toutes les dispositions en vigueur. Ainsi, des écarts peuvent apparaître entre le traitement opéré par l’entreprise et les démarches effectuées par le CGEA. L’analyse régulière de ces différences permettra de rectifier les erreurs et oublis recensés.
Les détails associés aux avances fournisseurs
Dès qu’ils ont connaissance de l’ouverture d’une procédure de redressement judiciaire, les fournisseurs sont en général très réticents quant au maintien des anciennes conditions de règlement. L’usage est même d’obtenir un paiement avant la livraison en émettant des factures PRO FORMA qui seront avalisées par l’administrateur judiciaire. Il paraît indispensable de mettre en place une procédure pour le suivi de l’approvisionnement et la comptabilisation de ces achats.
En effet, une fois réglé, un fournisseur peut tarder à livrer la marchandise commandée. Sur le plan administratif, l’envoi de la facture définitive au débiteur n’est pas systématique. Des relances du service comptable sont souvent nécessaires.
Un classement spécifique de ce type de document doit être institué. Un classeur « Factures PRO FORMA » doit être ouvert avec douze intercalaires. Ces documents seront rangés en fonction de la date d’émission. Ils seront également référencés.
À réception de la facture définitive, le document PRO FORMA est sorti du classeur puis rangé avec la facture définitive selon le classement en vigueur au sein de la société.
Au niveau du contrôle quotidien de ces factures, la mise en place d’un tableau de suivi nous semble être la solution la plus adéquate. Elle répond à la problématique évoquée ci-dessus. Ces opérations doivent être confiées à une seule personne pour une plus grande efficacité.
